Pemusnahan Arsip Tidak Boleh Sembarangan

Jika pemusnahan arsip tidak dilakukan dengan kehati-hatian maka kita bisa kehilangan informasi penting bagi pencipta arsip maupun bagi masyaraka

***

Penyusutan arsip terutama pemusnahan arsip adalah proses paling sulit dalam pengelolaan arsip karena di sana membutuhkan penilaian berkenaan dengan informasi yang terkandung dalam arsip. Penilaian ini meliputi fungsi arsip sebagai bahan bukti kegiatan pencipta arsip dan juga dalam kaitannya sebagai informasi sejarah bagi orang lain.

Jika pemusnahan arsip tidak dilakukan dengan kehati-hatian maka kita bisa kehilangan informasi penting bagi pencipta arsip maupun bagi masyarakat apabila di kemudian hari ternyata arsip tersebut diperlukan sebagai sumber informasi sejarah. Informasi yang terkandung di dalam arsip akan menunjukkan konteks peristiwa ketika arsip tersebut diciptakan.

Proses penilaian ini memerlukan orang yang memahami sejarah organisasi pencipta serta peristiwa yang berlangsung ketika arsip tersebut dibuat. Apakah peristiwa tersebut memiliki ekses nasional atau tidak tentunya diperlukan kemampuan sebuah tim penilai utnuk menganalisanya.

Proses penilaian ini akan menjadi lebih mudah jika arsip tesebut sudah teratur dan juga sudah memuat jadwal retensi atau jangka simpan ketika arsip tersebut pertama kali diciptakan. Dengan mengacu pada jadwal retensi arsip tim penilai tidak lagi kesulitan karena hanya akan memepertimbangkan dengan konteks peristiwa yang berlangsung pada saat arsip tersebut tercipta.

Kesulitan di lapangan, kebanyakan dalam proses penyusutan bukan karena ada jadwal penyusutan pada arsip tersebut tapi lebih serimng karena faktor keadaan misalnya karena arasip sudah menumpuk tapi tidak ada daftar arsip yang menyertainya. Ditambah lagi adalah arsip-arsip lama yang terbengkalai dan ini biasanya memaksa pemilik arsip untuk menyusutkan dengan ceroboh yaitu dimusnahakan tanpa prosedur yang berlaku.

Sebagaimana yang tertuang dalam Peraturan Bupati Lamongan No. 71 Tahun 2019 Tentang pedoman Penyusutan Arsip bahwa Pemusnahan arsip harus mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

Pertama, Pembentukan Panitia penilai, panitia ini yang bertugas menyelesi arsip yang akan dmusnahkan

Kedua, menyeleksi arsip, menyeleksi daftar arsip yang akan dimusnahkan. Di sini melihat apakah arsip informasinya memang sudah tidak berguna lagi bagi pencipta maupun untuk kepentingan yang lebih besar atau masyarakat luas. Jika arsip masih bisa digunakan untuk kepentingan yang lebih luas, dalam artian menjadi arsip statis, maka arsip tersebut wajib diserahkan ke Lembaga Kearsipan.

Ketiga, membuat daftar usul musnah dari arsip yang telah diseleksi tadi. Untuk arsip yang masih bisa digunakan untuk kepentingan umum menjadi arsip statis dibuatkan daftar arsip usul serah.

keempat, Penilaian arsip, ini adalah tahap yang dilakukan oleh panitia penilai dan nanti hasil penilaian dituangkan secara tertulis.

kelima, Permohonan persetujuan kepada Bupati atau ANRI (untuk arsip yang retensinya lebih dari 10 tahun atau arsip yang tidak mempunyai jadwal retensi arsip), Surat permohonan persetujuan ini dilampiri dengan hasil penilaian oleh panitia penilai arsip

Terakhir, setelah mendapat persetujuan baru dilakukan penetapan arsip yang akan dimusnahkan selanjutnya baru bisa dilakukan pemusnahan.

Itulah proses tahapan pemusnahan arsip sebelum arsip dimusnahkan. Proses tersebut harus dilalui secara tertib agar proses pemusnahan tidak melanggar hukum. Jika proses pemusnahan tidak sesuai prosedur pemilik arsip bisa dianggap menghilangkan dokumen negara secara sengaja dan tentunya akan mempunyai konsekwensi hukum sebagaimana undang-undang yang berlaku.